Klachtenregeling voor alle betrokkenen
versie september 2022
Veilig klimaat
Vriendendiensten wil een veilig klimaat scheppen voor alle betrokkenen. Dat is onlosmakelijk verbonden met de identiteit en doelstelling van onze organisatie. Grensoverschrijdend gedrag en ongewenste omgangsvormen zijn niet acceptabel.
Inbreuk op het veilige klimaat
Mochten er zich toch ongewenste omstandigheden of onveilige situaties voordoen, dan zijn er bij Vriendendiensten mogelijkheden om dit te uiten en indien nodig en gewenst verder te laten onderzoeken. Dat doen we op een manier waarbij we altijd in redelijkheid rekening houden met de bescherming van de individuele belangen van de melder. Dit geldt voor iedere individuele medewerker, vrijwilliger, deelnemer, bezoeker en ook voor de directeur en de bestuursleden.
Ongewenste omstandigheden en/of onveilige situaties
In de volgende gevallen is sprake van een ongewenste omstandigheid of een onveilige situatie:
- Bij ongewenst gedrag van welke betrokkene dan ook. Bijvoorbeeld een leidinggevende, een medewerker, een vrijwilliger, een deelnemer of een bezoeker
- Bij integriteitkwesties binnen Vriendendiensten
- Bij persoonlijke aangelegenheden die verband houden met de bedrijfsvoering, de werksituatie of bij een willekeurig contact of bezoek bij Vriendendiensten, waarbij de betrokkene een ongewenste omstandigheid of een onveilige situatie ervaart
In de tekst hieronder worden deze situaties aangeduid als “ongewenste situaties”. Dit protocol heeft betrekking op alle ongewenste situaties.
Welke mogelijkheden zijn er als er sprake is van ongewenste situaties?
We vinden het belangrijk dat onvrede over ongewenste situaties zo snel mogelijk wordt opgelost. Daarom staan verschillende mogelijkheden open en kunnen verschillende mensen de rol van vertrouwenspersoon op zich nemen.
- Het uitgangspunt is dat iemand eerst contact opneemt met een collega/medewerker van Vriendendiensten, zo mogelijk door de betrokkene zelf die een ongewenste situatie heeft ervaren
- Als de medewerker van Vriendendiensten er niet uitkomt, kan contact opgenomen worden met de directeur van Vriendendiensten
- Als de directeur er niet uitkomt, staat het bestuurslid met de HRM portefeuille ter beschikking voor overleg
- Als het bestuur er niet uitkomt of als het bestuur vindt dat onafhankelijk onderzoek noodzakelijk is, kan de onafhankelijke vertrouwenspersoon worden ingeschakeld (zie kopje onafhankelijke vertrouwenspersoon op de volgende pagina)
- Als de klacht de directeur zelf betreft, wordt de klacht in principe eerst voorgelegd aan het bestuur van Vriendendiensten. Beiden zullen in nauw overleg besluiten of de onafhankelijke vertrouwenspersoon wordt ingeschakeld
Vertrouwenspersoon
De melder van een ongewenste situatie kan een medewerker, de directeur of uiteindelijk het bestuur als vertrouwenspersoon inschakelen. Het doel van de vertrouwenspersoon is om de melder emotioneel op te vangen, te begeleiden en te ondersteunen. De vertrouwenspersoon heeft daarbij dan een informerende rol en doet niets zonder dat de melder dat wil.
Onafhankelijke vertrouwenspersoon
Mocht het bestuur het nodig vinden, dan wordt een beroep gedaan op een onafhankelijke vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon verricht haar werk voor de melder onafhankelijk van Vriendendiensten of van andere bij Vriendendiensten betrokkenen. Als bijvoorbeeld na een ongewenste situatie meerdere mensen bij de ongewenste situatie zijn betrokken die zich tot de vertrouwenspersoon richten, dan zal dit aan alle betrokkenen worden gemeld.
Verantwoordelijkheden vertrouwenspersoon
Verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon van Vriendendiensten, zijnde een medewerker, de directeur, het bestuur of de onafhankelijke vertrouwenspersoon zijn:
- Fungeren als aanspreekpunt
- Eerste opvang en begeleiding van degene die klachten meldt
- Samen met de melder zoeken naar oplossingen
- Ondersteuning en advies en nagaan of een oplossing in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoort (bijvoorbeeld een informeel bemiddelend gesprek faciliteren)
- Informatie geven over de mogelijk te volgen procedures (klachtenregeling, strafrechtelijke of civielrechtelijke procedures) en over de consequenties daarvan
- Melder verwijzen naar daarvoor in aanmerking komende hulpverleningsinstanties en melder ondersteunen bij het inschakelen van deze instanties
- Melder verwijzen naar personen die zorg kunnen bieden tijdens het traject
- Maatregelen treffen om op korte termijn het welzijn van de melder te verbeteren
- Proberen de aanleiding van de ongewenste situatie te stoppen
- De melder ondersteunen, wanneer de problematiek aanhoudt, de klacht op schrift te stellen
- De melder ondersteunen de klacht naar een andere vertrouwenspersoon te leiden
- Verlenen van nazorg en het houden van een evaluatie
- Op een gepaste wijze, in overleg met de melder, informeren van andere betrokkenen bij Vriendendiensten
- Te allen tijd (na afloop) verslag uitbrengen over de ongewenste situatie aan de directeur en aan het bestuur. In overleg met de melder wordt bepaald in welke mate de directeur en het bestuur worden geïnformeerd
Verantwoordelijkheden van de directeur
De directeur van Vriendendiensten heeft als vertrouwenspersoon naast de hierboven omschreven verantwoordelijkheden ook nog de volgende verantwoordelijkheden:
- Informeert alle (nieuwe) betrokkenen van Vriendendiensten over het bestaan van de klachtenregeling
- Verstrekt ingeschakelde vertrouwenspersoon alle informatie waarover de vertrouwenspersoon in de uitoefening van de functie moet beschikken om de melder bij te staan of ziet erop toe dat betrokkenen in de organisatie deze informatie verstrekken
- Ziet toe op het ontwikkelen van een veilig klimaat voor alle betrokkenen